Phần lớn nhiều người hiện nay chưa phân biệt một cách triệt để giữa hai mô hình văn phòng phổ biến nhất hiện nay là mô hình không gian văn phòng đóng và văn phòng mở. Sự khác biệt giữa hai loại văn phòng này là gì? Đặc điểm của từng loại mô hình và ưu nhược điểm của từng loại mô hình như thế nào. Bài viết này sẽ giúp bạn phân biệt và lựa chọn mô hình văn phòng phù hợp với văn phòng của mình.
PHÂN BIỆT KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM VĂN PHÒNG ĐÓNG VÀ VĂN PHÒNG MỞ
KHÁI NIỆM VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA VĂN PHÒNG ĐÓNG
Là loại văn phòng truyền thống với không gian kín, các phòng làm việc sẽ được bố trí thành từng phòng riêng biệt, sử dụng bức tường hoặc vách ngăn để ngăn cách.
Đặc điểm của văn phòng đóng:
- Mỗi bộ phận, tổ chức, cá nhân sẽ có một không gian riêng, tách biệt bằng những bức tường (Thạch cao, gạch,..)
- Mang đến không gian riêng tư, an toàn thoải mái, điều này giúp nhân viên tập trung không bị ảnh hưởng bởi tác động bên ngoài
- Loại bỏ cảm giác bị người khác giám sát
- Kết quả làm tăng khả năng sáng tạo nâng cao năng suất làm việc
>>> Xem thêm: VĂN PHÒNG ĐÓNG LÀ GÌ? NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CHÍNH CỦA VĂN PHÒNG ĐÓNG
KHÁI NIỆM VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA VĂN PHÒNG MỞ
Là loại hình văn phòng sử dụng không gian chung. Giảm tối đa các không gian riêng các bức tường và vách ngăn.
Đặc điểm của văn phòng mở:
- Các bàn làm việc được bố trí cạnh nhau
- Một vài trường hợp sử dụng những tấm chắn kinh trong suốt hoặc panel nhựa để ngăn cách bàn làm việc
- Kết quả đem lại sự kết nối giữa các nhân viên, đề cao tính sáng tạo, khu vực làm việc chung rộng rãi thoáng đãng tiện dụng trong công việc
>>> Xem thêm: VĂN PHÒNG MỞ LÀ GÌ? ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA KHÔNG GIAN VĂN PHÒNG MỞ
ĐIỂM GIỐNG NHAU GIỮA VĂN PHÒNG ĐÓNG VÀ VĂN PHÒNG MỞ
Một số điểm giống nhau giữa kiểu văn phòng đóng và văn phòng mở
- Đều là các mô hình văn phòng phổ biến trên thế giới và có lịch sử lâu đời.
- Đều hướng đến mục đích mang lại không gian làm việc tốt nhất và năng suất nhất cho nhân viên.
Tuy nhiên, việc lựa chọn mô hình văn phòng cần phù hợp với lĩnh vực hoạt động và quy mô của công ty để đạt được năng suất tốt cho nhân viên và tính thẩm mỹ của doanh nghiệp.
MỘT SỐ LOẠI MÔ HÌNH VĂN PHÒNG PHỔ BIẾN TRÊN THẾ GIỚI
- Văn phòng ảo (Virtual Office)
- Văn phòng thông minh (Smart Office)
- Văn phòng trọn gói (Service Office)
- Văn phòng xanh (Green Office)
SO SÁNH VĂN PHÒNG ĐÓNG VÀ VĂN PHÒNG MỞ
ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP, CÔNG TY
ĐỐI VỚI NHÂN VIÊN
Sau đây, chúng ta sẽ phân tích sâu hơn nhé
CHI PHÍ XÂY DỰNG
- Văn phòng đóng: Chủ yếu tính toán việc phân chia không gian văn phòng thành những phòng riêng biệt với vách ngăn, tường, cửa ra vào,…Vì vậy chi phí xây dựng tương đối cao.
- Văn phòng mở: Khi bạn lựa chọn văn phòng mở, đồng nghĩa với việc số lượng vách ngăn và cửa giảm xuống mức thấp nhất, tuy nhiên thay vào đó ta thường thấy văn phòng mở tốn kém nhiều vào việc trang trí văn phòng.
CHI PHÍ NỘI THẤT, THIẾT BỊ
Chi phí đầu tư cho nội thất, trang thiết bị của 2 loại mô hình văn phòng này cũng có sự chênh lệch
- Văn phòng đóng: Có thể nói tùy vào cách thiết kế nội thất văn phòng, mà các trang thiết bị cần thiết như điều hòa, máy in, bàn làm việc,… sẽ cần để lắp đủ. Ở một số văn phòng đóng thì chi phí này tương đối cao.
- Văn phòng mở: Không thể bó buộc rằng không gian làm việc chung nên chi phí bỏ ra là thấp. Ở một vài trường hợp, số lượng nhân viên đông chi phí bỏ ra cũng khá tốn kém.
TÍNH BẢO MẬT
- Văn phòng đóng: Tạo không gian riêng cho các phòng ban, các cuộc hợp và gọi điện. Vì thế, các thông tin khó bị rò rỉ ra ngoài. Từ đó, giữ vai trò lớn trong những cuộc hợp quan trọng đối với đối tác, khách hàng.
- Văn phòng mở: Do cơ cấu mở và các nhân viên làm việc chung nên tính bảo mật không cao, gây khó khăn đến các vấn đề cần bảo mật
CHI PHÍ BẢO DƯỠNG, DUY TRÌ, TU SỬA
- Văn phòng đóng: Chi phí sẽ khá cao do số lượng đồ nộ thất và thiết bị nhiều
- Văn phòng mở: Chí phí thường không cao do các thiết bị, nột thất ít hơn . Các phòng ban tập trung lại, nhân viên sử dụng chung bàn, thiết bị điện nên hạn chế tình trạng hỏng hóc, thường xuyên phải sửa chữa
KHẢ NĂNG NÂNG CẤP, TÁI CẤU TRÚC
Sử dụng văn phòng một thời gian dài, doanh nghiệp sẽ có nhu cầu mở rộng, nâng cấp,tái cấu trúc. Khi ấy, mô hình thiết kế văn phòng đóng và văn phòng mở sẽ có những lợi ích hạn chế sau:
- Văn phòng đóng: Khi muốn tái cấu trúc, nâng cấp hoặc mở rộng quy mô sẽ gặp phải khó khăn do phải loại bỏ nhiều vật ngăn cách không gian. Các phòng ban, bộ phận được đóng kín, đã được cố định theo từng chức năng sẵn nên dẫn đến khó điều chỉnh thiết kế. Vì vậy, chi phí dành cho việc tái cấu trúc văn phòng đóng cũng cao hơn so với văn phòng mở.
- Văn phòng mở: Văn phòng mở có không gian chung rộng rãi, đa số các không gian đều mở do đó thuận tiện trong việc điều chỉnh, dịch chuyển cũng như bố trí lại không gian. Từ đó, có thể thấy rằng chi phí nâng cấp, tái cấu trúc của văn phòng mở cũng được giảm thiểu đáng kể.
SỐ CHỨC NĂNG CỦA KHÔNG GIAN
Sẽ có sự khác biệt về sự đa dạng chức năng của không gian đóng và không gian mở:
- Văn phòng đóng: Toàn bộ văn phòng được chia ra thành các căn phòng nhỏ, hoặc ô làm việc nhỏ, mỗi phòng sẽ được xây dựng cố định theo đặc thù của các chức năng định sẵn. Ví dụ: bộ phận marketing, bộ phận kỹ thuật, phòng hành chính, phòng họp, phòng ban bộ phận riêng,…
- Văn phòng mở: Không gian rộng lớn xu hướng không gian chung dành cho tất cả mọi người nên tất cả mọi thứ trong không gian này hầu như không cố định, có thể dễ dàng bố trí lại tùy theo mục đích sử dụng của căn phòng 1 cách linh động. Ví dụ: khu vực làm việc hoàn toàn có thể trở thành khu vực họp nhóm ngay khi cần.
KHÔNG GIAN THIÊN NHIÊN
Văn phòng mở sẽ mang không gian thông thoáng, thiên nhiên hơn cho nhân viên công ty
- Văn phòng đóng: Không gian văn phòng bị ngăn cách và bó hẹp bởi cửa, những bức tường, vách ngăn kín nên ánh sáng không được tối ưu, không khí lưu thông kém, sẽ có nhiều góc tối và không gian chết không thể sử dụng.
- Văn phòng mở: Không gian văn phòng rộng, không bị ngăn cách bởi các bức tường nên mọi người có thể dễ dàng tiếp nhận trực tiếp ánh sáng và không khí tự nhiên bên ngoài, tạo ra một môi trường làm việc thông thoáng, dễ chịu hơn. Các không gian chết sẽ được tối ưu sử dụng như hành lang, lối đi lại,…
TỐI ĐA HÓA NHÂN VIÊN TRÊN DIỆN TÍCH MẶT BẰNG
Mỗi mô hình văn phòng sẽ thích hợp với số lượng nhân viên khác nhau
- Văn phòng đóng: Vì tốn diện tích ngăn cách từng phòng, tạo ra nhiều không gian chết nên khả năng chỉ chứa được số lượng nhân viên ít trong 1 diện tích mặt bằng cố định
- Văn phòng mở: Số nhân viên trên diện tích mặt bằng này sẽ được tối đa hóa bởi đã giảm được lượng lớn diện tích của tường ngăn và không gian chết.
QUẢN LÝ NHÂN VIÊN
Đây cũng là yếu tố mà bất cứ người lãnh đạo nào cũng cần chú ý tới
- Văn phòng đóng: Mỗi nhân viên, mỗi bộ phận sẽ ở trong những căn phòng riêng hoặc không gian riêng. Thông thường, lãnh đạo và ban quản lý sẽ ở khác phòng với nhân viên nên sẽ rất khó xác định được các hoạt động thực tế của nhân viên.
- Văn phòng mở: Mọi người đều ở chung trong một không gian, có thể dễ dàng nhìn thấy nhau. Vì vậy lãnh đạo, quản lý có thể dễ dàng giám sát hoạt động của nhân viên để xác định nhân viên có đến đúng giờ không, có vắng mặt hay không, có đang làm việc riêng hay không.
SỰ TƯƠNG TÁC VÀ HOẠT ĐỘNG NHÓM
Đối với sự tương tác và hoạt động nhóm cần có sự thường xuyên giữa các bộ phận và nhân viên
- Văn phòng đóng: Sự tương tác và hoạt động nhóm sẽ hạn chế vì các bộ phận và nhân viên sẽ được ngăn cách. Thời gian di chuyển giữa các phòng ban cũng là một trở ngại lớn. Không gian đóng nên số lượng người để tham gia hoạt động nhóm cũng sẽ bị hạn chế và ảnh hưởng đến năng suất làm việc.
- Văn phòng mở: Việc tiết kiệm thời gian di chuyển và không gian được mở ra sẽ tăng việc tương tác giữa các phòng ban, nhân viên. Đi cùng việc tăng tương tác sẽ tăng hiệu quả hoạt động nhóm.
SỨC KHỎE
Thiết kế văn phòng đóng và văn phòng mở cũng có những ảnh hưởng nhất định đến sức khỏe của nhân viên
- Văn phòng đóng: Số lượng người trong các phòng ban ít, sinh hoạt trong cùng một không gian nên có thể hạn chế khả năng lây nhiễm bệnh dịch qua đường hô hấp.
- Văn phòng mở: Văn phòng mở giúp nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên khi họ được tiếp xúc nhiều với ánh sáng, không khí tự nhiên. Tuy nhiên, việc có quá nhiều người làm việc chung trong một không gian sẽ khiến bệnh dịch dễ dàng phát tán và lây lan hơn.
TIẾNG ỒN, PHIỀN NHIỄU
Một trong những nguyên nhân ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc là tiếng ồn, phiền nhiễu. Đối với 2 thiết kế văn phòng này, bạn có thể thấy được sự ảnh hưởng như sau:
- Văn phòng đóng: Không gian nhỏ, hẹp, có sự riêng tư nên ít tiếng ồn từ bên ngoài, nhân viên có thể tập trung làm việc
- Văn phòng mở: Mọi người cùng làm chung trong một không gian không có ngăn cách, cản trở. Vì vậy nên khó có thể ngăn cản tiếng ồn từ các cuộc tranh luận, gọi điẹn, nói chuyện…
LỰA CHỌN GIẢI PHÁP VĂN PHÒNG ĐÓNG VÀ VĂN PHÒNG MỞ CHO DOANH NGHIỆP
Để giúp bạn có thể lựa chọn cho mình mô hình văn phòng phù hợp nhất, chúng tôi sẽ đưa ra một vài đề xuất lựa chọn văn phòng và gợi ý cách khắc phục khuyết điểm, tận dụng các điểm mạnh của hai loại văn phòng này.
VĂN PHÒNG ĐÓNG VÀ VĂN PHÒNG PHÙ HỢP VỚI DOANH NGHIỆP NÀO
- Mô hình văn phòng mở: Phù hợp với những văn phòng có diện tích vừa và nhỏ, những công ty nhỏ muốn tiết kiệm chi phí cho mặt bằng. Mô hình văn phòng mở này thường được các công ty sáng tạo, công ty startup, công ty về lĩnh vực công nghệ hay agency lựa chọn. Ngoài ra, những công ty làm các lĩnh vực đặc thù cần các bộ phận khá “động” như bộ phận kinh doanh, bộ phận marketing, hay bộ phận sáng tạo,… nên lựa chọn mô hình văn phòng này.
- Mô hình văn phòng đóng: Phù hợp với những doanh nghiệp lớn có tài chính ổn định hoặc đặc thù công việc cần riêng tư. Các bộ phận cần bảo mật, tập trung: HR, kế toán, telesale cũng nên lựa chọn mô hình văn phòng này.
Ngoài ra, việc lựa chọn mô hình văn phòng nào còn phụ thuộc vào văn hóa doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động, yêu cầu trao đổi, tương tác của nhân viên như thế nào.. Bạn có thể tham khảo những ưu nhược điểm của 2 mô hình văn phòng ở trên để lựa chọn phù hợp.
GIẢI PHÁP KẾT HỢP CẢ HAI KIỂU VĂN PHÒNG ĐÓNG VÀ VĂN PHÒNG MỞ
Xu hướng thiết kế văn phòng hiện đại nay mang lại sự linh hoạt . Với mô hình này bạn sẽ có một không gian được bố trí xen kẽ và đảm bảo cân bằng không gian chung và không gian cá nhân.
CÔNG TY THIẾT KẾ VĂN PHÒNG ĐÓNG VÀ VĂN PHÒNG MỞ UY TÍN – LE VIN DECOR
Việc thiết kế – thi công – lắp đặt nội thất văn phòng mất rất nhiều thời gian, bởi mỗi quá trình thi công các công đoạn cần đơn vị thật sự chuyên nghiệp để đảm bảo về thời gian dự án.
Nên tìm kiếm một đơn vị chuyên về nội thất văn phòng trọn gói sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính đồng nhất cho dự án và tối ưu ngân sách phù hợp.
Le Vin Decor là một trong số ít các đơn vị thiết kế nội thất trọn gói, với nhà máy sản xuất 4.500m2 các sản phẩm nội thất văn phòng với công nghệ Châu. Hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực TƯ VẤN – THIẾT KẾ – SẢN XUẤT – THI CÔNG – LẮP ĐẶT NỘI THẤT VĂN PHÒNG, việc tối ưu hóa trong đầu tư luôn được chúng tôi đặt lên hàng đầu để đồng hành cùng quý doanh nghiệp.
Với khẩu hiệu chính: “Nâng tầm doanh nghiệp bằng không gian nội thất sáng tạo”
LE VIN DECOR CAM KẾT 3 TIÊU CHÍ QUAN TRỌNG:
- Chất lượng: Đảm bảo tiêu chí đem lại các sản phẩm chất lượng cao đến tay khách hàng, tỉ mỉ, chỉn chu là ưu tiên hàng đầu đem lại sự tin tưởng cho khách hàng trong suốt hơn 15 năm qua.
- Tiến độ: Tiến độ dự án là cam kết tiên quyết về hiệu suất làm việc của chúng tôi với khách hàng. Đáp ứng chính xác về thời gian làm việc.
- Ngân sách: Yêu cầu về tài chính của doanh nghiệp luôn được Levin Decor thấu hiểu và đáp ứng phù hợp với từng ngân sách của doanh nghiệp.
Sau khi điểm qua nội dung trong “ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA KHÔNG GIAN VĂN PHÒNG MỞ” cùng Le Vin Decor bạn có thể hiểu được phần nào về pantry trong văn phòng. Nếu vẫn còn thắc mắc hay góp ý hoặc trao đổi thêm về văn phòng có thể liên hệ ngay với Le Vin Decor theo thông tin dưới đây.
- Địa chỉ: LEVIN BUILDING Đường DD5, Khu DC An Sương, Phường Tân Hưng Thuận, Quận 12, TP.HCM
- Hotline: 0909694047
- Email: info@levindecor.com
