10 lưu ý khi thuê văn phòng doanh nghiệp nên biết trước khi ký hợp đồng thuê

Thuê văn phòng không chỉ là tìm chỗ ngồi làm việc, mà là quyết định chiến lược ảnh hưởng đến tài chính, mở rộng và tinh thần đội ngũ. Với startup và SME, chọn đúng văn phòng ngay từ đầu giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và tránh sai lầm.

Ngoài việc chọn mặt bằng hợp lý, hợp tác với đơn vị uy tín như Levin Decor trong thiết kế, thi công văn phòng cũng góp phần tạo nên không gian hiệu quả, đúng chất doanh nghiệp.

Dưới đây là 10 lưu ý quan trọng khi thuê văn phòng để đảm bảo hiệu quả và tăng trưởng bền vững.

1. Xác định rõ nhu cầu khi thuê văn phòng

Một trong những sai lầm phổ biến khi thuê văn phòng là bắt đầu quá vội vàng, thiếu khảo sát thực tế. Kết quả là doanh nghiệp có thể chọn sai vị trí, mô hình vận hành hoặc quy mô không phù hợp.

Hãy làm rõ những câu hỏi sau trước khi tìm kiếm mặt bằng:

• Doanh nghiệp có bao nhiêu nhân sự? Dự kiến mở rộng bao nhiêu trong 1–2 năm tới?
• Mô hình làm việc là onsite, hybrid hay remote?
• Cần không gian tiếp khách, họp hành, khu pantry hay khu vực nghỉ ngơi?
• Ưu tiên thuê văn phòng ở đâu — trung tâm, gần giao thông công cộng, hay gần khu dân cư nơi nhân viên sinh sống?

Việc phân biệt giữa mong muốn và nhu cầu thực tế cũng vô cùng quan trọng. Một văn phòng hiện đại giữa trung tâm có thể tạo ấn tượng, nhưng nếu ngân sách hạn chế, một không gian linh hoạt, dễ mở rộng sẽ là lựa chọn thông minh hơn.

2. Thuê văn phòng phù hợp ngân sách tài chính

Chi phí thuê văn phòng thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí vận hành, đặc biệt là với SME. Nguyên tắc chung là không nên để chi phí thuê vượt quá 10–15% tổng doanh thu hàng tháng.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp mới thành lập dễ bị thu hút bởi các văn phòng hạng sang mà chưa cân nhắc kỹ dòng tiền. Điều này dẫn đến việc phải cắt giảm ngân sách ở các mảng quan trọng như marketing, công nghệ hoặc nhân sự.

Khi lập kế hoạch thuê văn phòng, doanh nghiệp nên tính đầy đủ các khoản sau:

• Giá thuê trên mỗi mét vuông
• Phí dịch vụ tòa nhà, điện nước, internet, gửi xe
• Thuế VAT (10%)
• Các chi phí một lần: đặt cọc (2–3 tháng), cải tạo nội thất, phí chuyển dọn

Để đánh giá chính xác, hãy lập bảng dự toán tổng chi phí thuê văn phòng trong ít nhất 12 tháng đầu. Nhìn vào tổng chi phí thực tế thay vì chỉ đơn thuần so sánh giá thuê trên m² sẽ giúp doanh nghiệp tránh được áp lực tài chính về sau.

3. Dự phòng không gian cho tăng trưởng nhân sự

Việc thuê văn phòng quá vừa đủ cho số lượng nhân sự hiện tại dễ dẫn đến tình trạng quá tải khi doanh nghiệp mở rộng. Điều này đặc biệt phổ biến với các startup đang trong giai đoạn tăng trưởng nhanh.

Nguyên tắc đề xuất là thuê dư diện tích khoảng 20–30% so với nhu cầu hiện tại. Ví dụ: nếu doanh nghiệp có 20 người, nên thuê văn phòng có sức chứa cho 25–26 người.

Doanh nghiệp cần cân nhắc:

• Diện tích làm việc trung bình/người (thường 4–6m²)
• Khu vực chức năng khác: pantry, phòng họp, không gian thư giãn
• Khả năng tuyển thêm nhân sự trong 6–12 tháng tới

Một số doanh nghiệp lựa chọn thiết kế nội thất linh hoạt theo mô-đun để dễ dàng thay đổi khi cần mở rộng. Ngoài ra, khi thuê văn phòng dài hạn, có thể thương lượng với chủ đầu tư về khả năng mở rộng diện tích trong tương lai (thuê thêm tầng bên cạnh, liền kề…)

4. Đừng bỏ sót chi phí ẩn khi thuê văn phòng

Một trong những “bẫy tài chính” khi thuê văn phòng là không lường trước các khoản chi phí phát sinh ngoài giá thuê. Nhiều doanh nghiệp chỉ tính giá thuê cơ bản nhưng sau đó bị “vỡ ngân sách” vì các khoản phí ẩn.

Các chi phí cần tính đến:

• Cố định hàng tháng: phí quản lý, điện nước, internet, gửi xe, bảo trì
• Chi phí một lần: đặt cọc, cải tạo mặt bằng, phí chuyển văn phòng
• Chi phí bất ngờ: phụ phí ngoài giờ, bảo trì thiết bị, sử dụng thang máy vào khung giờ cao điểm

Giải pháp: lập bảng chi tiết tất cả chi phí liên quan đến việc thuê văn phòng trong ít nhất 1 năm đầu. Cách làm này giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát ngân sách và tránh phát sinh bất ngờ.

5. Ưu tiên trải nghiệm và tinh thần nhân viên

Một không gian văn phòng tốt không chỉ đảm bảo chỗ ngồi mà còn ảnh hưởng sâu sắc đến tinh thần làm việc và hiệu suất của nhân viên. Theo nghiên cứu từ Harvard Business Review, môi trường làm việc tích cực giúp tăng hiệu suất làm việc đến 31% và giảm tỷ lệ nghỉ việc 19%.

Khi thuê văn phòng, đừng bỏ qua những yếu tố sau:

• Ánh sáng tự nhiên: giúp nhân viên tập trung và giảm căng thẳng
• Không gian xanh và view thoáng: tạo cảm giác thư giãn, thoải mái
• Tiện ích tòa nhà: khu ăn uống, thang máy nhanh, an ninh tốt
• Cách âm và chất lượng không khí: ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất

Một số doanh nghiệp còn đầu tư vào các khu vực recharge như ghế massage, bàn bi lắc, thư viện nhỏ… để tăng trải nghiệm cho nhân viên.

Đặc biệt, khi khảo sát thuê văn phòng, hãy tham khảo ý kiến của chính nhân viên — họ là người sử dụng không gian mỗi ngày. Sự hài lòng của họ chính là chỉ số thể hiện chất lượng môi trường làm việc.

6. Đo lại diện tích trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng

Khi thuê văn phòng, việc kiểm tra lại diện tích thực tế là cực kỳ quan trọng. Nhiều chủ nhà hoặc bên cho thuê văn phòng có thể tính diện tích theo phương pháp “thông thủy”, nghĩa là chỉ tính không gian sử dụng thực tế, nhưng cũng có nơi tính thêm diện tích các khu vực chung như hành lang, thang máy, nhà vệ sinh.

Để tránh tình trạng bị thu thêm tiền cho diện tích không sử dụng, bạn nên mang theo thiết bị đo chuyên dụng, hoặc yêu cầu bên cho thuê cung cấp sơ đồ chi tiết của văn phòng. Việc đo đạc cẩn thận sẽ giúp bạn kiểm soát được diện tích thật và đảm bảo quyền lợi khi ký hợp đồng thuê văn phòng.

7. Kiểm tra kỹ hợp đồng thuê văn phòng

Khi thuê văn phòng, hợp đồng là yếu tố quan trọng nhất mà bạn cần phải chú ý. Đọc kỹ tất cả các điều khoản trong hợp đồng, đặc biệt là các điều khoản liên quan đến chính sách thanh lý hợp đồng thuê văn phòng, các khoản phí phát sinh, phí chậm trễ hoặc các điều kiện về thanh toán. Nếu có điều khoản không rõ ràng hoặc không hợp lý, bạn cần yêu cầu sửa đổi hoặc làm rõ trước khi ký kết. Một hợp đồng thuê văn phòng rõ ràng và công bằng sẽ giúp bạn tránh được các vấn đề pháp lý và tài chính không mong muốn trong suốt thời gian thuê.

8. Điều khoản về thanh toán và tiền tệ khi thuê văn phòng

Khi thuê văn phòng, việc xác định rõ các điều khoản về thanh toán là vô cùng quan trọng để tránh những bất ngờ về chi phí. Hãy kiểm tra các phương thức thanh toán mà bên cho thuê yêu cầu, từ chuyển khoản ngân hàng cho đến tiền mặt, và nếu có, là quy định về ngoại tệ.

Nếu hợp đồng thuê văn phòng có điều khoản về chu kỳ thanh toán hay lãi suất phạt khi trễ hạn, bạn cần phải làm rõ để tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Đặc biệt, trong trường hợp có yếu tố quốc tế, bạn cũng nên lưu ý đến tỷ giá chuyển đổi ngoại tệ, giúp bạn quản lý chi phí hiệu quả hơn khi thuê văn phòng.

9. Lưu ý pháp lý trong hợp đồng thuê văn phòng

Trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng, điều quan trọng nhất là phải xác minh tính hợp pháp của chủ sở hữu và quyền cho thuê. Hãy yêu cầu xem xét các giấy tờ pháp lý như sổ hồng, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc tài sản, và kiểm tra kỹ xem chủ nhà có quyền cho thuê văn phòng hay không.

Đảm bảo rằng hợp đồng thuê văn phòng có giá trị pháp lý và bảo vệ quyền lợi của bạn trong suốt thời gian thuê. Nếu có bất kỳ điều gì không rõ ràng, bạn cần yêu cầu sự hỗ trợ từ luật sư hoặc chuyên gia pháp lý để đảm bảo hợp đồng thuê văn phòng của bạn không gặp rủi ro.

10. Chọn đối tác thi công nội thất khi thuê văn phòng

Một yếu tố quan trọng không kém khi thuê văn phòng là việc chọn đối tác thi công nội thất. Một công ty thi công có uy tín và kinh nghiệm trong lĩnh vực thi công văn phòng sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí và thời gian, đồng thời đảm bảo không gian văn phòng đạt được sự kết hợp hoàn hảo giữa công năng và thẩm mỹ.

Trước khi quyết định thuê đơn vị thi công, hãy yêu cầu họ cung cấp báo giá chi tiết và bản vẽ 3D để có cái nhìn tổng thể về thiết kế và chi phí. Việc chuẩn bị kỹ càng này sẽ giúp bạn tránh các phát sinh không đáng có khi đã ký hợp đồng thuê văn phòng và bắt đầu quá trình thi công.

Levin Decor là một trong những đơn vị đáng tin cậy trong lĩnh vực thiết kế và thi công nội thất văn phòng, với hơn 15 năm kinh nghiệm thực chiến. Sở hữu đội ngũ chuyên nghiệp và từng đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp lớn, Levin Decor mang đến giải pháp không gian làm việc tối ưu, hiện đại và phù hợp với từng mô hình vận hành, giúp doanh nghiệp hiện thực hóa văn phòng lý tưởng một cách hiệu quả và tiết kiệm.